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As restrições de viagens, distanciamento social e trabalho remoto levaram as organizações a investir mais pesadamente em software para eventos virtuais Crédito: Pixabay

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Como construir um evento virtual de sucesso

As restrições de viagens, distanciamento social e trabalho remoto levaram as organizações a investir mais pesadamente em software para eventos virtuais

Por Soraia Yoshida 13/09/2021

A digitalização do mundo sob a Covid-19 pode ter afetado de maneira permanente a maneira como os consumidores, especialmente os mais jovens, percebem os eventos ao vivo. Incapazes de se reunir em grandes festivais, viajar para se juntar a grandes grupos em estádios e parques, ficamos com uma visão mais míope em relação à experiência física – porém muito mais ampla no que se refere ao espaço virtual. No mundo corporativo não é diferente: as organizações aprenderam a realizar reuniões e depois eventos virtuais, que devem ganhar ainda mais destaque até o final do ano. Nesta semana, The Shift participa do evento Ondas Exponenciais – Resiliência Digital” da Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES).

As restrições de viagens, distanciamento social e trabalho remoto levaram as organizações a investir mais pesadamente em software para eventos virtuais. Segundo dados da Aventri, mais de 70% dos profissionais de marketing não tinham uma estratégia de evento virtual no início da pandemia. Mas em setembro de 2020, um relatório da BrightTALK apontou que aproximadamente um terço dos profissionais de marketing disseram que os eventos virtuais se tornaram uma estratégia de marketing central para seus negócios. Quase 60% dos usuários de software de eventos virtuais viram retorno sobre o investimento em menos de seis meses.

Eles não estão sozinhos. Uma pesquisa da Nature com seus leitores revelou que 74% acreditam que as conferências científicas devem continuar a ser virtuais ou ter um componente virtual, após o fim da pandemia. Os pesquisadores consideram um privilégio comparecer de qualquer lugar do mundo, embora admitam que não conseguiram recriar o networking com colegas de que tanto gostavam pessoalmente. Além da acessibilidade, o fato de que esse modelo gera uma pegada de carbono muito menor se comparado às viagens para participar das conferências, é um ponto importante.

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Seja para treinamento, celebrar alguma data importante no calendário da empresa ou simplesmente criar momentos de engajamento e interação entre os colaboradores, o evento online pode ter diferentes elementos, menos um: não pode ser chato. E não dá para perder a conexão no meio. Assim como na jornada do consumidor dentro do varejo, quanto mais o evento fizer com que o participante se sinta parte de uma experiência importante, em que ele sinta que está recebendo algo especial – seja um insight, um conteúdo exclusivo, uma mensagem que faz diferença – maiores serão as chances de que sinta que seu tempo valeu a pena e compartilhe essa visão positiva com outros colegas. Se o evento for capaz em algum momento de tirá-lo do papel de espectador e fazer com que se sinta ouvido e parte do que está acontecendo, então é sucesso total. Esse “buzz” pode vir de uma palestra incrível, de um conteúdo exclusivo e muito aguardado e de interações pensadas para aquele público – e que se contarem com algum toque de personalização vão fazer toda a diferença.

O que se quer atingir com o evento (e quanto se pode gastar)

O ponto de partida é sempre o objetivo que a organização pretende alcançar com esse evento. É para marcar alguma conquista da empresa, celebrar um marco importante? Ou para passar uma mensagem e colocar todo mundo na mesma página? Logo atrás vem o orçamento: quanto se pode gastar. A equação, portanto, considera sempre o que queremos atingir e quanto isso irá custar. “Um dos erros mais comuns que as empresas cometem ao planejar eventos virtuais é deixar de articular o propósito ou objetivo da experiência do evento, que por sua vez determina o orçamento”, escreve Bob Marsh, CRO da Bluewater, empresa especializada em serviços de tecnologia para eventos e integração AV. Segundo ele, mergulhar em um evento virtual sem desenhar cuidadosamente a experiência desejada do participante pode se tornar um desastre para a empresa – tanto internamente, quanto financeiramente. “Se você valoriza a alta qualidade de produção com a melhor tecnologia e apresentadores que seu público pode desejar, por exemplo, as considerações de seu orçamento podem mudar em milhares de dólares”, avisa.

Conteúdo e curadoria têm que valer o tempo das pessoas

Depois de entender onde se quer chegar, vem o que se quer passar. A parte mais difícil é acertar no que os colaboradores gostariam de ver. Que tipo de conteúdo seria importante a ponto de prender sua atenção? O que esperam aprender? Ou ouvir? Para Reynaldo Gama, CEO da HSM, acertar bem a proposta do conteúdo tem um componente de “aposta”. “Você pode aumentar as chances fazendo uma boa curadoria dos temas que estão em voga, o que você quer falar e alinhar os experts daqueles temas. E contar com pessoas que sabem o que estão falando, que dominam aquele assunto e têm didática para expressá-lo tanto para uma pessoa que tem conhecimento básico do assunto, quanto uma outra com conhecimento mais aprofundado”, afirma.

A HSM vem realizando desde julho a 21ª edição da HSM Expo Now, uma série de sete eventos online gratuitos com workshops, entrevistas e debates com foco em tecnologia e cultura digital. Em dezembro, está programada a volta do evento físico. “No ano passado a gente rodou a Expo Now nesse formato virtual e tivemos 50 mil inscritos, com picos de mais de 15 mil pessoas online simultâneas”, conta o CEO da HSM.

Para alinhar a visão de futuro da empresa, a Smurfit Kappa, empresa global de embalagens sustentáveis, desenhou sua Convenção SK durante duas manhãs em julho com todas as áreas da companhia, mostrando a evolução nos últimos anos e motivando seus colaboradores no trabalho de equipe para continuar crescendo. O evento – ancorado em um estúdio com a alta liderança e os gerentes cada um em sua planta – contou com nove palestras ministradas pelo CEO, diretores e gerentes da companhia, uma sessão motivacional e um convidado, além de duas sessões de perguntas e respostas. Segundo Luciana Souto, diretora de Marketing, Comunicação, Inovação e Experiência do Cliente, a ideia de dividir o evento dessa maneira foi para garantir a atenção de todos. “Com isso, eles não ficariam preocupados com a leitura de e-mails ou qualquer outra atividade de trabalho durante o tempo do evento”, diz. “Além disso, também nos preocupamos com as dinâmicas dos colaboradores das fábricas que não poderiam se ausentar de suas funções por um dia inteiro”.

Virtual-virtual ou virtual-híbrido?

Muitas organizações estão fazendo uso de eventos híbridos, em que convidados aparecem conectados, enquanto a apresentação fica centralizada em um estúdio ou espaço da empresa. A equipe do estúdio fica responsável por gerar engajamento, acompanhando comentários, respondendo a dúvidas e levando as perguntas ao palestrante ao final da apresentação.

A Time organizou vários talks com convidados como a atriz Angelina Jolie, o ator Chris Evans, o CEO da Microsoft Satya Nadella e o médico e infectologista Anthony Faucci, que dirige o Instituto Nacional de Alergia e Doenças Infecciosas e atua como conselheiro médico do presidente norte-americano Joe Biden. Parte das conversas eram gravadas previamente, enquanto outras aconteciam ao vivo, com jornalistas no estúdio e convidados em suas casas. Os convidados precisam ter sempre um ponto de contato direto com a equipe, portanto deixar um time encarregado de falar e resolver problemas técnicos ou mesmo lidar com o possível nervosismo de um convidado é de lei.

“São muitas as diferenças entre um evento físico e um evento digital. Mas eu diria que o grande desafio de um evento digital está em relação a coisas que você não tem muito controle, como por exemplo, a conexão de internet. Quando você faz um evento digital e a pessoa não está no estúdio, o grande desafio é garantir que seja uma conexão boa, com áudio e vídeo de qualidade. Se você está num estúdio, é mais fácil de mitigar”, explica Reynaldo Gama.

Com a adoção de softwares mais sofisticados e uma banda larga mais poderosa, a maior questão passa a ser realmente a interação. Nos eventos físicos, as perguntas da plateia aconteciam ao vivo e acabavam sendo repercutidas em comentários e posts nas redes sociais. Sem isso, os eventos virtuais têm usado salas de chats e abrem espaço para os comentários durante as palestras e apresentações, o que torna mais interessante. “O que o virtual perde para o físico é de fato a interação, o networking, o contato, o calor ali da hora, isso perde. Aqui no Brasil, onde a gente tem uma cultura mais de contato, você tem que trabalhar formas de engajar o público”, diz o CEO da HSM. Alguns eventos da empresa contaram com mais de 10 mil mensagens trocadas nos chats. Alguns palestrantes, inclusive, estão pedindo o retorno do chat durante sua apresentação para entender como a plateia distribuída está curtindo ou não.

Engajamento é tudo

Lembra da regra número 1? Não pode ser chato. Hoje em dia as pessoas passam muito tempo em videoconferências e já estão bem cansadas, portanto, o evento tem que ir além em conteúdo, relevância e, preferencialmente, interação. Ou o que Victoria Hipolito, sócia-diretora de Marketing da Green Hat People Brasil, chama de “ativar brilhinho no olho das pessoas”.

“O segredo para isso é interação humana, humano interagindo com humano”, diz ela. A empresa já realizou eventos virtuais para dez pessoas e para quase 2.000 pessoas, com suas soluções gamificadas e acompanhamento minuto a minuto para lideranças. Para o aniversário de dez anos da OLX, a Green Hat organizou todo o evento de forma que os colaboradores fossem randomicamente selecionados para formar grupos de cinco pessoas em salas diferentes e jogar um game desenhado para gerar conversas sobre os temas que a OLX queria abordar. “Ao invés de ter um speaker apresentando 90 slides e ficar falando lá na frente, a gente pega esse conteúdo que as empresas têm para passar e transformamos em jogo. O que a gente quer é ouvir as pessoas, descobrir o que é importante para elas e acompanhar a reflexão do grupo. A gente faz como se fosse um grande workshop em que o game tem o papel de facilitador”, diz.

Nesse caso, as lideranças acompanham as respostas em dashboards e entendem o que está acontecendo dentro das salas. O jogo, que também pode ser realizado de forma virtual, envolve princípios de aprendizagem ativa para ampliar a retenção de conteúdo e inclui “quebra-gelos” para que as pessoas possam se conhecer e se sintam à vontade para dar sua opinião durante o jogo. A ideia é que a partir das respostas, as lideranças possam estabelecer qual será a mensagem que vão passar depois da dinâmica, em vez de chegar com um discurso pronto. “Aí sim os speakers das empresas têm uma plateia que está muito mais aberta a ouvir, para receber os conteúdos porque as pessoas se envolveram com o tema, deram risada juntos, deram sua contribuição”, afirma Victoria.

Ensaio é como treino: é chato, mas fundamental

Nos eventos de grandes proporções, é impossível deixar tudo para os últimos dias. Um bocado de tempo gasto em planejamento vai poupar momentos de pânico e confusão, que são desgastantes para todo mundo – e arranham bastante o relacionamento da empresa com convidados, profissionais contratados e, principalmente, com quem está do outro lado da tela assistindo. Algumas marcas levam muito tempo para se recuperar.

Mesmo com possíveis cenários em construção, as equipes podem estabelecer uma agenda para ensaiar com os convidados e entre si. Muitos executivos possuem uma agenda cheia, portanto, é importante marcar com antecedência. Repassar o conteúdo que será apresentado, entender como o convidado pretende guiar sua apresentação. Com isso, é possível sentir melhor se uma apresentação está muito longa, como apresentar melhor certos dados e se o convidado tem alguma dificuldade com o equipamento. É o momento de sugerir mudanças como um cenário de fundo melhor, como as estantes de livros que estão tão na moda ou uma parede de fundo colorido, sem muitos quadros para não distrair do foco. É hora de olhar se o microfone funciona bem, se a pessoa consegue ouvir e se o local é bem iluminado – e, se for o caso, sugerir mudanças ou adaptações. E, claro, sem esquecer de lembrar que a porta deverá estar fechada e as pessoas da casa avisadas que não podem fazer barulho e muito menos entrar nesse ambiente.

O uso de backgrounds digitais ganhou espaço nas calls, mas vale lembrar que conforme a qualidade da conexão, eles podem atrapalhar mais do que ajudar, pois ao se mexer, o fundo se comporta como uma massa de modelar e se move lentamente – o que distrai completamente da apresentação.

Os equipamentos usados deverão ser os mesmos que vão valer no dia do evento. Portanto, celulares, notebooks, desktops devem ser testados como se fosse “valendo”. Para os testes, é importante contar com apoio de profissionais de tecnologia para diagnosticar e resolver na hora os problemas possíveis e analisar o que pode atrapalhar a transmissão.

Em caso de emergência…

Nenhum evento, por mais planejado e organizado, sai 100% conforme o roteiro. É fundamental, portanto, ter sempre um Plano B e até um Plano C prontos para entrar em ação. A conexão com um palestrante caiu? Ter um backup com a apresentação dele pronta para rodar, incluindo os comentários, pode ser importante. Ter um vídeo curto gravado com um palestrante para entrar antecipadamente também. Organizar o evento de modo que os blocos podem ser antecipados pode funcionar. Com o sistema instalado, é útil ter todas as partes prontas, sejam pessoalmente ou virtuais, com todos a postos com antecedência para o caso de terem que entrar antes. Isso ajuda, inclusive, se um integrante da equipe tiver algum problema de última hora e precisar ser substituído. Com o planejamento montado, gravações organizadas na nuvem e nos dispositivos, acionar o Plano B ficará mais fácil.

Além disso, certifique-se de que a marca do conteúdo seja coesa para todas as experiências, seja em casa ou no local. Gráficos e logotipos estão em ordem e corretos? Com a transmissão de gráficos de imagem em imagem (PIP), terços inferiores, fundos de zoom de marca e plataformas de marca, certifique-se de levar a imagem inteira em consideração ao projetar a experiência.

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