Estudo da Society for Corporate Governance com a Board Intelligence revela que reuniões eficazes nascem de planejamento de longo prazo, materiais enxutos e uso ainda cauteloso de inteligência artificial (Crédito: Freepik)
Reuniões de conselho: como transformar volume em decisão
Boards recebem até 500 páginas dias antes de decidir. Pesquisa com empresas de capital aberto mostra como planejamento, curadoria e IA podem mudar esse jogo
Pelo menos 77% das organizações realizam cinco ou mais reuniões de conselho por ano e 13% chegam a nove ou mais reuniões de boards. A maioria dos conselhos (82%) tem de três a cinco comitês permanentes. Não é pouco. E mesmo assim, há momentos em que tanto CEOs quanto diretores saem com a impressão de que se falou muito e se decidiu pouco. Para que seja eficaz, envolve muito planejamento, como mostra o relatório da Society for Corporate Governance. Desenvolvido em parceria com a Board Intelligence, o levantamento é baseado em cinco pesquisas (entre 110 e 195 respondentes cada, com 74% a 83% de empresas de capital aberto), dois roundtables (153 e 107 participantes) e entrevistas com secretários corporativos. O estudo funciona praticamente como um manual que as empresas deveriam seguir para extrair o máximo de valor das reuniões do conselho.
As reuniões de conselho eficazes são resultado de planejamento disciplinado, preparação antecipada e curadoria de informação. O planejamento para as reuniões do board é de longo prazo: 62% das organizações agendam reuniões de conselho com pelo menos dois anos de antecedência, e 22% com três anos ou mais. Para comitês, 54% agendam com dois anos de antecedência. A função de governança prepara um calendário anual com os principais temas de cada reunião em 89% das empresas, e faz o mesmo para todos os comitês permanentes em 77% dos casos.
A pauta define não só o que se discute, mas o que de fato recebe atenção e ação. Apenas 13% das organizações não têm processo consistente para que líderes do conselho deem direção sobre os itens. Os presidentes de comitê normalmente contribuem para todas as pautas de seus comitês em 74% dos casos, e o líder independente do conselho em 61%.
O secretário corporativo está no centro do processo: prepara a pauta do conselho em 59% das organizações e a aprova em 32%. A aprovação final, porém, costuma caber ao presidente do conselho (78%) e aos presidentes de comitê (83% das pautas de comitê). Quanto ao timing, 58% definem a pauta com pelo menos quatro semanas de antecedência e 30% com seis semanas ou mais.
Preparar materiais: clareza acima de volume
A ideia de que entregar um volume absurdo de informação aos membros do board para que eles cheguem à reunião como “experts” no assunto é um erro. Os materiais de alta qualidade informam pela clareza e disciplina. A elaboração envolve múltiplos atores: executivos sênior (84%), o secretário corporativo e sua equipe (71%), o CFO (65%) e o conselho jurídico (48%). A maioria oferece treinamento formal ou informal aos autores (72%) e usa templates padronizados (59%), embora limites de extensão sejam raros (apenas 9%).
Entregar resumos executivos para cada item ainda não é uma atitude universal, com apenas 28% das organizações adotando a prática. Quando existem, trazem quase sempre uma visão geral do tema (93%) e uma declaração clara da decisão solicitada ao conselho (80%). As resoluções em minuta acompanham todos os itens de ação em 52% das organizações.
O alerta que o relatório traz está na sobrecarga: entre uma reunião de conselho e dois ou três comitês, um único conselheiro pode receber de 300 a mais de 500 páginas para revisar poucos dias antes. Um prazo apertado agrava o problema: 39% dos secretários recebem os materiais com menos de uma semana de antecedência da distribuição, muitas vezes poucos dias. Em alguns casos, no mesmo dia, o que compromete o processo e impacta nas entregas.
O estudo da Society for Corporate Governance recomenda resumos executivos breves, slides de “principais conclusões”, limites de páginas e uso criterioso de anexos. Esse é o cenário que torna atraente uma IA capaz de montar pautas mais estratégicas e enxutas.
Os portais de conselho dominam: 97% das organizações distribuem materiais por portal ou plataforma online, e a mesma proporção os usa como principal medida de segurança, combinada a acesso restrito por função (77%). A equipe de governança é responsável pela distribuição em 70% dos casos. Sobre prazos, 55% distribuem com pelo menos uma semana de antecedência, enquanto 38% o fazem com menos de uma semana. Para reduzir custos e tempo, 48% consolidaram responsabilidades, 35% adotaram automação e 29% migraram para portais.
IA, adoção cautelosa e melhoria contínua
Os ciclos de feedback são decisivos. As lideranças sêniores comentam os materiais para sugerir melhorias em 85% das organizações, e 88% das organizações perguntam aos conselheiros, na avaliação anual, se os materiais são adequados (84% fazem o mesmo nos comitês). Ainda assim, o feedback é majoritariamente ad hoc (62%), e apenas 11% mantêm um processo formal fora do ciclo anual de autoavaliação. A crítica mais frequente: 50% receberam, nos últimos dois anos, a observação de que os materiais são longos demais; 29% que são detalhados demais; e 22% que não têm foco estratégico suficiente. Por outro lado, 43% ouviram que os materiais estão bons como estão.
O uso de IA ainda é modesto, com apenas 10% das organizações empregando ferramentas de IA para preparar, compilar ou distribuir materiais, embora 46% estejam explorando ou planejando adotar recursos, principalmente de IA Generativa (GenAI). Entre as empresas que exploram ou usam IA, as aplicações principais são redigir resumos executivos (67%), sumarizar documentos (65%) e desenvolver apresentações (45%). O principal benefício percebido é reduzir a carga manual e ampliar a capacidade (69%) de entregas, além da percepção de produtividade.
A cautela em relação à maior integração de IA Generativa nos processos vem do temor de que o conteúdo entregue pela tecnologia não seja tão exato, rigoroso e confiável (79%), que falhe em algum item regulatório e deixe a empresa exposta a sanções ou mesmo na justiça (72%), risco de acesso não autorizado a informação confidencial (60%). A governança ainda engatinha: só 24% têm políticas (totais ou parciais) para o uso de IA na sala do conselho. Onde existem, cobrem geralmente segurança de dados (70%) e ferramentas aprovadas ou proibidas (70%). O consenso entre os profissionais: a IA é um auxílio à eficiência e à consistência, jamais um substituto do julgamento humano informado.
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