A tecnologia evolui rapidamente, mas a dinâmica das reuniões virtuais está sendo refinada em um ritmo um pouco mais lento. Em conversas mais estruturadas, os silêncios ainda são uma constante, que dirá pedir ideias ou feedback – por enquanto, um privilégio dos mais extrovertidos. A tecnologia permite entrar e sair de reuniões com facilidade, enviar perguntas, usar lousas virtuais, mas isso não significa que toda reunião trará ideias luminosas para as equipes desenvolverem.
Em um artigo para a Harvard Business Review, o especialista em comunicação corporativa Jason Schwartzberg apresenta sugestões para fazer com que até os integrantes mais soturnos da equipe participem ativamente das reuniões:
Compartilhar as perguntas com antecedência. Uma vez que a intenção é pedir informações às pessoas, é justo dar a elas tempo para pensar sobre o problema em questão. Depois de definir quem vai participar da reunião, o ideal é enviar um e-mail com até cinco perguntas que serão feitas durante a reunião. As perguntas devem figurar na agenda da reunião e também na lista do evento no calendário, para que todos possam encontrar facilmente e se preparar.
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